Unidad I. Sistemas de Información Locales

Objetivo de la Unidad: Comprender los conceptos básicos de sistemas de información y sus relación con el enfoque de sistemas.

Información

1. Diseño de Sistemas de Información (Burch-Grudnitski:) La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

2. Sistemas de Información Gerencial ( Gordon B. Davis.) La información es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones.

3. Análisis y Diseño de Sistemas de Información: ( James A. Senn) Conjunto de datos que dentro de contexto significativo y útil, ésta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

4. Enciclopedia Británica En lo general el término información se refiere a los factores y opiniones enviadas y recibidas durante la vida diaria. Se obtiene información directamente de otras personas, medios masivos, bancos de datos y de todos los fenómenos que observamos en el ambiente.

5. Teoría General de Sistemas (John P- Van Gigh) Grados de libertad que existen en una situación específica para elegir entre señales, símbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboración de un concepto.

6. Sistemas de Información administrativa. (Robert G. Murdick) Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la acción. Se distingue de los datos, porque estos no son estímulos de la acción, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar.

7. Análisis y Diseño de Sistemas. (Kendall y Kendall) Elemento decisivo que en un momento dado determina el éxito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que es si, es uno de los promotores de la misma.

8. Administración (David R. Hampon) La base de toda información son los datos, los hechos que describen una entidad. Los datos se convierten en información al procesarlos y darles una forma significativa. La información es en realidad, datos transformados para comunicar un significado o conocimiento.

9. Administración de Organizaciones. (Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig) Es la sustancia de los sistemas de comunicaciones, en sus diversas formas (impulsos electrónicos, palabras escritas o habladas, informes formales), la información es un ingrediente básico par la toma de decisiones. Aumenta nuestros conocimientos y podría llevar a cambio en creencias, valores y actitudes.

Categorías de la Información

Se puede clasificar de muchas formas diferentes pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va dirigida y para quien es útil.
1. Estratégica:
• Información estratégica es un instrumento de cambio.
• Enfocada a la planeación a largo plazo
• Orientada a la alta administración.
2. Táctica:
• Información de control administrativo
• Es un tipo de información compartida.
• Tiene una utilidad a corto plazo.

3. Operacional:
• Información rutinaria.
• Muestra la operación diaria.
• Tiene una utilidad a muy corto plazo.

Conceptos Básicos de Sistemas de Información.

• Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente.

• Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios.

• Los sistemas de información es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo.

Clasificación de los Sistemas de Información.

A. Transaccionales. (Sistemas transaccionales)
• Las principales características son:
• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.
• Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones.
• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información.
• Son fáciles de justificar ante la dirección ya que sus beneficios son visibles y palpables.

B. Sistemas de Apoyo a las decisiones (Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.)
• Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales.
• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administración en el proceso de la toma de decisiones.
• No suelen ahorrar mano de obra.
• La justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil.
• Suelen ser SI interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
• Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas.
• Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas.

C. Sistemas Estratégicos: (Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratégicos)

• Su función principal no es apoyar a la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.

• Suelen desarrollarse "in house".
• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución permanente dentro de la organización.
• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
• Apoyan el proceso de innovación dentro de la empresa.

Elementos de un Sistema de Información

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

• El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
• Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema; son todas las entradas que necesita el sistema para generar como resultado la información que se desea.
• Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información.

El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de que cierto sistema del negocio necesita mejorarse. El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseñadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información.

El Ciclo de vida de los Sistemas de Información

Antes de analizar la calidad en el proceso de desarrollo de sistemas es importante explicar el ciclo de vida de los sistemas de Información. Las fases que incluye son nacimiento, desarrollo, operación, mantenimiento y muerte.

Nacimiento: Esta fase da inicio al ciclo de vida con el surgimiento de una necesidad o de un requerimiento por parte del usuario. En este momento debe hacerse un estudio de factibilidad para decidir si en realidad se justifica el desarrollo del sistema.

Desarrollo: Una vez realizado un estudio de factibilidad, se procede al desarrollo del sistema en el cual se analizan los requerimientos y se elabora un diseño que servirá de base para el desarrollo. Además, se elaboran los programas necesarios para que el sistema pueda operar. La fase de desarrollo consiste en diseñar, construir y/o adecuar los programas que se requieren para resolver el problema del usuario.

Operación: En este momento el sistema ya está terminado y el usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo información y reportes que soporten la operación de la empresa. Si el sistema no satisface los requerimientos funcionales del usuario o si se detecta algún error en los programas, es necesario pasar a la fase de mantenimiento.

Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se detectan en los programas o en las funciones que realiza el sistema. En esta fase además el usuario puede agregar nuevos requerimientos.

Muerte: Un sistema de información llega a esta fase cuando deja de ser necesario o cuando debe reemplazarse por otro mejor. Si al sistema original se le hacen mejoras o cambios se inicia nuevamente el proceso, debido a que el sistema anterior ya ha muerto y se desarrollará uno nuevo.

El Método del Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información.

Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información y consta de las siguientes actividades:

1. Investigación Preliminar.

• Se inicia siempre con la petición de una persona (administrador, empleado o especialista de sistemas).Cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad de sistemas: La investigación Preliminar.
• Tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Frecuentemente estos ya han sido vistos por los usuarios y son la razón para la cual el analista fue llamado.
• El aprovechar las oportunidades de mejora, puede permitir que el negocio gane un avance competitivo o ponga un estándar en la industria.
• Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto.
• Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los resultados.
• El objetivo final de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la sumarización de los objetivos.

2. Determinación de los requerimientos del sistema.

• El aspecto fundamental del análisis es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. El analista debe formarse una imagen de la empresa y sus objetivos. En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo.
• Las personas involucradas son los analistas y los usuarios. El analista debe saber los detalles de las funciones actuales del sistema:
• ¿Quién? Las personas que están involucradas.
• ¿Qué? La actividad del negocio.
• ¿Dónde? El ambiente en donde se lleva al cabo el trabajo.
• ¿Cuándo? En que momento
• ¿Cómo? De qué manera se desarrolla.
• Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con las características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.
• El analista prepara una propuesta del sistema que sumariza los que ha sido encontrado, proporciona análisis de costo/beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe ser hecho. Cada problema de sistemas es único y nunca hay una sola solución correcta.

3. Diseño del sistema.

• El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis.
• El analista usa la información recolectada anteriormente para realizar un diseño lógico.
• Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se determina con toda precisión los datos específicos para cada reporte y salida.
• El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán calculados y los que deben ser almacenados en la base de datos que servirán a los administradores en la toma de decisiones. Así mismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales.
• Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software completas y claramente delineadas.

4. Desarrollo de Software.

• Los encargados de desarrollar software pueden instalar paquetes comprados a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante.
• La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

5. Prueba de los sistemas.

• Antes de que pueda ser usado el sistema de información debe ser probado.
• Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

6. Implementación y evaluación.

• Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse empezar la operación del sistema solo con un área de la empresa.
• Algunas veces se deja que los dos sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar resultados.

Participantes en el desarrollo de Sistemas de Información

Como analista de sistemas, usted trabajara en proyectos de desarrollo con una variedad de personas. Ser analista con éxito requiere algo más que una simple comprensión de la tecnología de las computadoras. Entre otras cosas requiere de habilidades inter-personales: pasar buena parte del tiempo trabajando con otras personas muchas de las cuales hablan un “idioma” muy diferente al suyo.

• Usuarios
• Administración.
• Auditores, personas de control de calidad y verificadores de normas
• Analista de sistemas
• Diseñadores de sistemas
• Programadores
• Personal de Operaciones

Usuarios

Usuarios Operacionales

• Se preocupan mucho por la funciones que tendrá el sistema.
• Tienden a poseer un panorama “local” del sistema
• Suelen pensar en los sistemas en términos físicos, es decir, en términos de la tecnología que se usará o pudiera ser usada en el sistema

Usuarios Supervisores

• Pueden o no tener un panorama local
• Generalmente están familiarizados con la operación
• Lo rigen consideraciones presupuestales y a veces esta más preocupado por incrementar el volumen de trabajo realizado disminuyendo a la vez el costo.
• Actúa a menudo como intermediario entre los usuarios y los niveles superiores de la administración.
• Es con quien el analista tendrá contacto directo. Es el que definirá los requerimientos y las políticas de la empresa que su sistema debe realizar.

Usuarios Ejecutivos.

• Tienen un panorama global. Suelen no preocuparse por lo detalles.
• Provee de iniciativa para el proyecto
• No tienen experiencia operacional directa por lo tanto no determina los requerimientos del sistema.
• Tiene preocupaciones estratégicas. Nuevos mercados, nuevos productos o la nueva ventaja competitiva que se pudiera obtenerse con el sistema
• Estarán interesados por los modelos abstractos del sistemas, no por los físicos.

Administración:

• Administradores Usuarios.
• Administradores de Informática
• Administración general.

La principal interacción entre el analista de sistemas y todos estos administradores tiene que ver con los recursos que se asignen al proyecto.

Es tarea del analista identificar y documentar los requerimientos del usuario y as limitaciones dentro de las cuales se tendrá que implantar el sistema. Por lo común, estas limitaciones son los recursos: personas, tiempo y dinero. De aquí que finalmente el analista hará un documento que diga:

“El nuevo sistema deberá llevar a cabo las funciones X, Y y Z, y deberá desarrollarse en seis meses, con más de tres programadores y con un costo máximo de 100,000 dólares.”

El Analista de Sistemas

Este es usted. El analista de sistemas es el personaje clave en cualquier proyecto de desarrollo de sistemas, y desempeña varios papeles:

• Escribano y arqueólogo.
• Innovador
• Mediador.
• Jefe del proyecto.

Como analista de sistema se necesita más que simple habilidad para dibujar diagramas de flujo y otros diagramas técnicos. Se requiere facilidad en el manejo de personas para poder entrevistar a los usuarios, mediar entre desacuerdos y sobrevivir a las inevitables batallas políticas que se dan en todos los proyectos excepto los más triviales. Se necesita tener conocimiento de aplicación para entender los usos potenciales del Hardware y el software en los asuntos de los usuarios. Y obviamente se necesita una mente lógica y organizada. Debe ser capaz de ver un sistema desde diferentes perspectivas, debe poder dividirlo en niveles de subsistemas y debe ser capaz de pensar en el sistema en términos abstractos demás de físicos.

Diseñadores de Sistemas

• Es quien recibe los resultados del trabajo de análisis.
• Su labor es transformar la petición, libre de consideraciones de tecnología, emanada de los requerimientos de los usuarios, en un diseño arquitectónico de alto nivel que servirá de base para el trabajo de los programadores.
• En muchos casos el analista y el diseñador son la misma persona o el mismo grupo unificado de personas.

Los programadores

En proyectos pequeños, los papeles de analista, diseñador y programador se combinan de tal manera que una sola persona hace tanto el papel de analista como el de diseñador y por lo tanto interactúa con el programador. O pudiera suceder que una sola persona realice la labor de diseñador y la de programador.

• El analista a veces sirve de administrador del proyecto.
• El programador es el que descubre errores y ambigüedades en la “propuesta de requerimientos” entregada por el analista.
• Algunas organizaciones están empezando a cambiar sus equipos de desarrollo de una estructura vertical a una horizontal.

Personal de Operaciones.

Son el personal responsable de:

• Centro de cómputo.
• Red de telecomunicaciones
• El Hardware
• El software
• De la ejecución de los programas.
• De la base de datos.
• De los respaldos
• De las impresoras

Todo esto sucede después de haber sido tanto analizado y diseñado como programado y probado el sistema.

Actividades Unidad I.

1.- De las definiciones de Información, extrae los elementos de coincidencia que consideres relevantes y genera tú propio concepto.

2.- Elegir una empresa y discutir que información es relevante para el cumplimiento de sus objetivos, además de ordenarla de acuerdo a las categorías de la información.

3.- Mencionar cinco sistemas que sean típicos en la etapa de inicio de una empresa.

4.- Elaborar el diseño conceptual de un Sistema de Información, indicando claramente las entradas, almacenamiento, proceso y las salidas.

5.- Hacer una lista de los Sistemas de Información que se encuentren operando en alguna empresa mediana o grande indicando el tipo de sistema al que pertenece cada uno.

6.- Haga una comparación entre los diferentes tipos de usuarios de los sistemas de información. ¿Qué diferencias existen entre las responsabilidades de cada uno?

7.- Describir un sistema de información en términos de sus insumos, procesos y productos. Y en términos de las características de su administración, organización y tecnología.